Conturis AG

Deine Aufgaben Koordination und Planung des administrativen Personals und von Abwesenheiten. Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Betriebs. Gesamte Kanzleiorganisation im Blick behalten, Arbeitsabläufe laufend überprüfen, Anpassungen selbständig vorschlagen und umsetzen. Regelmässige Bedarfsanalysen durchführen und Lösungsvorschläge erarbeiten. Teilnahme an betrieblichen Sitzungen, Führung der Geschäfts- bzw. Gesellschaftsakten, Protokollierung. Vertragsbeziehungen zu externen Dienstleistern verwalten und Schnittstellenfunktion zu diesen einnehmen (IT, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Lieferanten, Reinigung, Reisswolf, Service etc.). Sicherstellen von Büromaterial und Inventar. Rechnungen bezahlen bzw. auslösen. Organisation von internen sowie Kundenanlässen. Organisation und Durchführung von Massenversanden. Betreuung der Website und ggf. Social Media. Verantwortung für den Posteingang und -ausgang. Analog und über digitale Plattformen (Justitia 4.0). Prüfen und Erfassen von Fristen, Fristenkontrolle, Überwachung und Koordination von Terminen. Erste Ansprechperson bei Anrufen auf die allgemeine Kanzleinummer. Aufnahme und nach Möglichkeit Erledigung von Klientenanliegen, Erstellen von Telefonnotizen, Betreuung der Info-Mailbox, Gäste empfangen, Sitzungszimmer bereitstellen. Finalisierung von Korrespondenzen und Eingaben (Layout, Formales, Korrekturen), Unterstützung bei der Aktenführung und beim Dokumentenmanagement, Anlegen von Mandaten, Erstellen von Vollmachten und Mandatsvereinbarungen, Pflegen der Kontakt- und Rechnungsadressen, Recherchen. Rechnungen erstellen und versenden, Mahnwesen. Kassenführung, Erfassen von Auslagen und Spesen.