Mitarbeiter:in Sekretariat & Empfang Sozialdienst (100 %)

Ihre Aufgaben

• Persönlicher Empfang von Klientinnen und Klienten sowie Besucherinnen und Besuchern
• Entgegennahme, Triage und Weiterleitung von Telefonanrufen, E-Mails und persönlichen Anfragen
• Erteilung von Standardauskünften im Rahmen der vorgegebenen Zuständigkeiten
• Organisation und Koordination von Terminen für die zuständigen Fachpersonen
• Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung eingereichter Unterlagen
• Vorbereitung und Ausgabe von Dokumenten, Formularen und Korrespondenz
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Digitalisierung und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Pflege von Stammdaten, Terminübersichten, Pendenzen und administrativen Listen
• Unterstützung der Sozialarbeitenden und Fallführenden bei standardisierten administrativen Aufgaben
• Koordination mit Gemeinden, Behörden, Versicherungen und weiteren internen und externen Stellen
• Sicherstellung eines geordneten, professionellen und dienstleistungsorientierten Empfangsbetriebs
• Konsequente Einhaltung der Datenschutz-, Schweigepflicht- und Sicherheitsvorgaben
• Frühzeitige Weiterleitung von fachlichen, konfliktbehafteten oder dringenden Anliegen an die zuständige Stelle
• Mitarbeit bei der laufenden Verbesserung von Abläufen, Vorlagen und Checklisten im Sekretariat

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung in einem Sekretariat, am Empfang, im Kundendienst oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Lebenssituationen und kulturellen Hintergründen
• Freundliches und respektvolles Auftreten sowie die Fähigkeit, gleichzeitig klare Grenzen zu setzen
• Ruhe und Übersicht auch bei hohem Besucheraufkommen, zahlreichen parallelen Anfragen oder angespannten Situationen
• Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personendaten
• Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Erfahrung im Sozial-, Asyl-, Gesundheits- oder Verwaltungsbereich ist willkommen, aber keine Voraussetzung

Warum wir? 

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit direktem Kontakt zu Menschen
• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle zwischen Sozialem, Verwaltung und öffentlichem Auftrag
• Klare Aufgaben, geregelte Zuständigkeiten und strukturierte Arbeitsprozesse
• Eine sorgfältige Einführung und Unterstützung durch ein erfahrenes Team
• Moderne digitale Arbeitsmittel und kurze Entscheidungswege
• Die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten und sich fachlich weiterzuentwickeln
• Ein dynamisches Unternehmen mit spannenden Entwicklungs- und Zukunftsperspektiven