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Worauf sollten Sie bei der Organisation einer Firmenfeier achten?

Veröffentlicht am 30.05.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Eine Firmenfeier ist ein Event, das den kollegialen Zusammenhalt fördern sowie die Motivation der
Mitarbeiter und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens steigern soll. Damit dieses Ziel erreicht
wird und die Firmenfeier auch Spass macht und in bester Erinnerung bleibt, sollten Sie bestimmte
Regeln beachten.
Ihre Firmenfeier wird erfolgreich - mit diesen 5 Tipps

1. Verantwortlichkeiten klären und festlegen


Während die Firmenfeier in kleineren Betrieben oftmals von ein bis zwei Personen organisiert wird, braucht es bei grösseren Unternehmen ein Organisationsteam, das die Verantwortlichkeiten
untereinander aufteilt. Je nach Umfang der Feier beziehungsweise nach Anzahl der Gäste werden
verschiedene Aufgabenbereiche geschaffen, die von jeweils einem Verantwortlichen gemanagt werden, zum Beispiel die Einladungen, die Gestaltung der Feier, die Raumorganisation, die Verpflegung und natürlich die Kosten.

2. Gästeliste erstellen und Einladungen versenden

Je grösser das Firmenevent, umso wichtiger ist eine Gästeliste. Das gilt auch dann, wenn neben
Betriebsangehörigen - mit oder ohne Ehepartner beziehungsweise Freund oder Freundin - auch
ehemalige Mitarbeiter und weitere Gäste eingeladen werden. Mithilfe einer Gästeliste stellen Sie
sicher, dass niemand vergessen wird. Teilen Sie die groben Rahmenbedingungen mit - den
Veranstaltungsort sowie den Beginn und das voraussichtliche Ende des Events. Im Idealfall
verschicken Sie Einladungen offline oder online und informieren mit Aushängen sowie im Intranet
über das bevorstehende Firmenereignis. Fordern Sie Mitarbeiter und Gäste auf, bis zu einem
bestimmten Termin ein Feedback bezüglich ihrer Teilnahme zu geben, also eine Zu- oder Absage zu erteilen.

3. Location mieten sowie weitere Aktivitäten planen und organisieren

Abhängig von der Grösse der Veranstaltung findet diese entweder im eigenen Unternehmen oder in einer externen Location statt, die rechtzeitig reserviert und gebucht werden muss. Möglicherweise brauchen Sie auch einen Bus, oder es müssen andere Verkehrsmittel organisiert beziehungsweise reserviert werden, wenn die Feier beispielsweise als Betriebsausflug organisiert ist. Vielleicht planen Sie auch abends eine Tanzveranstaltung, für die Sie eine Band brauchen oder einen Auftritt von engagierten Künstlern. Insgesamt kostengünstiger ist eine Veranstaltung im eigenen Unternehmen. Wie auch immer Sie sich entscheiden, bei beiden Varianten brauchen Sie ein Unterhaltungsprogramm und rechtzeitige Buchungen.

4. Den passenden Termin finden

Findet die Firmenfeier ausserhalb statt, sollten Sie sich zu einem sehr frühen Zeitpunkt um den
passenden Termin bemühen. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Vorstellungen auch verwirklichen können. Bedenken Sie bei der Terminplanung Haupturlaubszeiten und berücksichtigen Sie Feiertage,
die bevorzugt in die Urlaubsplanung einbezogen werden. Finden Sie einen Termin, an dem möglichst viele Mitarbeiter teilnehmen können. Stellen Sie gegenüber Mitarbeitern und Gästen klar, dass Ihnen als Unternehmen die Teilnahme am Firmenevent wichtig ist, diese jedoch auf freiwilliger Basis erfolgt.

5. Getränke und Speisen organisieren

Heutzutage variieren die Essensgewohnheiten. Die einen sind Vegetarier, andere Veganer, während manche eine Glutenallergie haben. Umso wichtiger ist, Nahrungsmittelunverträglichkeiten, Allergien sowie Vorlieben und Wünsche der Mitarbeiter und Gäste zu berücksichtigen. Da bieten sich innovative Catering-Angebote an, zum Beispiel ein Buffet mit reichlich Auswahl oder ein Food-Truck. Sorgfalt ist bei der Auswahl der Spirituosen geboten. Schliesslich soll verhindert werden, dass zu starker Alkoholkonsum in ausfälliges Verhalten mündet, was die Veranstaltung verderben könnte.

Neben dem Unterhaltungsprogramm gibt es bei einer Firmenfeier auch einen offiziellen Teil, der
jedoch möglichst kurz gehalten werden sollte. Das gilt für die Begrüssung ebenso wie für
mögliche Reden. Und, hat Sie unser Artikel dazu inspiriert, die nächste Firmenfeier zu planen? Wir
wünschen viel Vergnügen!