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Ferienübergabe und Abwesenheitsmeldung - worauf achten vor dem Urlaub?

Veröffentlicht am 27.06.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Mit dem Kopf bereits im Urlaub? Bevor die Ferien wirklich losgehen können, muss am Arbeitsplatz
einiges geklärt werden. Eine Ferienübergabe muss stattfinden und eine Abwesenheitsmeldung wird
benötigt. So gehen Sie dabei vor.
Warum lohnt es sich, Zeit in die Ferienübergabe zu investieren?

Mit einer professionellen Urlaubsübergabe tun Sie sich selbst einen Gefallen: Die Vorbereitung
sorgt dafür, dass Sie nicht ständig angerufen werden, weil jemand Fragen hat. Mit einer
vorbereiteten Liste können andere Mitarbeiter Aufgaben so abarbeiten, dass diese nicht nach
Rückkehr alle unerledigt auf Ihrem Schreibtisch liegen. Was eine strukturierte Ferienübergabebedeutet? Der erste wichtige Punkt besteht darin, dass Sie rechtzeitig ankündigen, dass Sie in denUrlaub fahren. Schreiben Sie laufende Aufgaben auf. Klären Sie Verantwortlichkeiten.

Wie plane ich vor meinem Urlaub die Übergabe richtig?

Zwei Wochen vor Urlaubsbeginn beginnen Sie mit der Übergabe. Warum dieser Vorlauf wichtig ist? So können Unklarheiten noch mit Ihnen persönlich geklärt werden. An der Stelle kümmern Sie sich um folgende Dinge: Fertigen Sie erstens eine Liste zu laufenden Projekten und den damit verbundenen Aufgaben an. Darin halten Sie Hinweise fest und notieren, wer an Ihrer Stelle für was verantwortlich ist.

Bestimmen Sie zweitens eine Urlaubsvertretung und sprechen Sie sich mit dieser Person so ab, dass sie weiss, was sie zu tun hat. Drittens kündigen Sie Ihren Urlaub im Kollegium an. Gegebenenfalls sollten Sie auch Kunden über Ihre Abwesenheit informieren, wenn Sie diesen als
feste Ansprechperson dienen. Viertens sollten Sie ab bewusst Aufgaben ablehnen, die man ihnen noch geben möchte.

Was muss ich mit der Urlaubsvertretung absprechen?

Die entscheidende Schaltstelle in Ihrer Abwesenheit ist die Urlaubsvertretung. Bereiten Sie ein
Dokument für die Vertretung vor. Dafür notieren Sie Aufgaben und Hinweise, wo sich zu welcher
Sache weitere Informationen finden. Sorgen Sie dafür, dass die Vertretung Zugang zu Accounts und digitalen Tools hat. Meist ist es notwendig, ein Passwort zu übergeben.

Geben Sie zuletzt der Vertretung oder einem Vorgesetzten Bescheid, über welche Nummer Sie in Notfällen erreichbar sind. Machen Sie jedoch deutlich, dass Sie Urlaub haben und nur in absoluten Notfällen erreichbar sind.

Wie setze ich die Abwesenheitsmeldung vor Urlaubsbeginn richtig auf?

Am letzten oder vorletzten Arbeitstag müssen Sie noch eine automatische Abwesenheitsmeldung
aufsetzen. Diese sollte mit einer freundlichen Anrede beginnen und darüber informieren, in welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sind. Stellen Sie ein, dass alle E-Mails an Ihren Stellvertreter weitergeleitet werden.

In der Abwesenheitsmeldung sollten Sie die Empfänger darüber informieren, an wen empfangene Post weitergeleitet wird und an wen sie sich wenden können. Insgesamt sollte der Text formell und kurz sein. Ein zu persönlicher Ton oder gar Details zum Urlaubsziel gehören nicht in diese Nachricht.