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Dokumentenmanagementsystem im HR - Nutzen und Vorteile?

Veröffentlicht am 16.11.2023 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
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Ein digitales Dokumentenmanagement bringt deutliche Verbesserungen im Personalwesen, was sich auf die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt. Was genau darunter zu verstehen ist, und welche Chancen sowie Vorteile es für die gesamte HR-Arbeit bietet - wir haben alle wichtigen Fakten zusammengefasst.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Kennen Sie diese Situation? Eine wichtige Besprechung steht an, für die wichtige Dokumente
benötigt werden - natürlich zeitnah! Sie wissen, dass Sie alle notwendigen Informationen in einem
Ordner abgelegt haben, den Sie jedoch nicht finden. Wahrscheinlich wurde er ausgeliehen und von der betreffenden Person nicht zurück an den Platz gestellt - eine höchst unangenehme Situation, umso mehr, wenn Sie den Ordner nicht finden.

Das ist nur eine von vielen Situationsbeschreibungen, in denen die Notwendigkeit und der Nutzen eines digitalen Dokumentenmanagements deutlich werden. Dessen Ziel ist es, alle HR-Dokumente digital nach definierten Kriterien abzulegen, sodass sie jederzeit, an jedem Ort und von den zugriffsberechtigten Personen abgerufen werden können.

Gründe für die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung

Es gibt eine Reihe von guten Gründen, warum es Zeit für eine digitale Dokumentenverwaltung ist.

Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung - Gründe:
  • Das digitale Dokumentenmanagement ist die ideale Grundlage für effiziente digitale Prozesse.
  • Es stellt sicher, dass die an HR-Abteilungen gestiegenen Anforderungen im operativen Bereich auch tatsächlich erfüllt werden können. Das gilt in Bezug auf die Effizienz, die Transparenz, die Geschwindigkeit und auch in Bezug auf die Erwartungen der Mitarbeiter.
  • Bei einer digitalen Archivierung kann die Rechteverwaltung entsprechend festgelegt werden. Es erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff auf die jeweiligen Informationen, die dazu berechtigt sind.
  • Die digitale Dokumentenverwaltung bildet die gesamte Lebensdauer eines Dokumentes ab.
  • Neue Formulierungen sowie sonstige Änderungen an einem Dokument werden im Dokumentenmanagementsystem automatisch dokumentiert, sodass jeder Schritt nachvollziehbar ist.
  • Die Reaktionszeit verkürzt sich durch das Dokumentenmanagement deutlich, und so können Unterlagen innerhalb kurzer Zeit abgerufen werden. Reaktionszeiten von mehreren Stunden oder gar Tage gehören damit endgültig der Vergangenheit an.
  • Die digitale Dokumentenverwaltung macht es möglich, von jedem Ort Prozesse anzustossen und zu bearbeiten.
Insgesamt ist die digitale HR-Dokumentenverwaltung eine enorme Arbeitserleichterung für
HR-Mitarbeiter, was langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Einführen eines digitalen Dokumentenmanagementsystems - Vorgehensweise

In einem ersten Schritt geht es darum, die passende digitale Lösung beziehungsweise die für Ihr
Unternehmen passende Software auszuwählen. In einem zweiten Schritt werden die in Papierform
vorhandenen Dokumente digitalisiert. Dabei geht es nicht nur darum, die bisherigen Prozesse digital abzubilden. Stattdessen kommt es darauf an, digitale Prozesse so zu organisieren, dass die Effizienz gesteigert wird.

Eine wichtige Grundlage ist deshalb ein Archivierungsplan sowie Richtlinien, die Aufschluss darüber geben, was mit älteren Dokumenten geschieht. Aufgrund der Vertraulichkeit der Dokumente sollten Sie sich überlegen, ob Sie einen Scan-Dienstleister mit dieser Aufgabe betrauen oder interne vertrauenswürdige Mitarbeiter.

Digitales Dokumentenmanagement verlangt nach einer konsequenten Nutzung. Umso wichtiger ist es, dass sämtliche, damit befasste Mitarbeiter an der Einführung des Systems beteiligt und entsprechend geschult werden. Schliesslich geht es darum, veraltete und papiergestützte Gewohnheiten durch durchdachte digitale Lösungen zu ersetzen.